Morbum evitare quam curare facilius est (Lepiej zapobiegać niż leczyć) – ta maksyma wywodząca się z medycyny jest niewątpliwie bardzo trafna również w kontekście skutecznego zarządzania kryzysowego. Odpowiednio rozumiana gotowość kryzysowa to klucz do efektywnego zarządzania kryzysem w organizacji.
Czym jest kryzys?
Kryzys to negatywna sytuacja, która w sposób długoterminowy zagraża organizacji – jej wizerunkowi, sprawności organizacyjnej, zyskom, a w wersji skrajnej istnieniu. Często mylona jest z negatywnymi zdarzeniami, które choć wpływają negatywnie na organizację – odpowiednio zarządzone nie oddziałują na nią w sposób długofalowy. Na szczęście te drugie występują zdecydowanie częściej.
Źródłem kryzysu mogą stać się w zasadzie wszystkie elementy funkcjonowania firmy – zarówno personalne, techniczne, finansowe, jak i zdrowotne. Dlatego błędne jest potoczne i mocno nadal rozpowszechnione skojarzenie zarządzania kryzysowego albo tylko i wyłącznie z działalnością sztabów kryzysowych uruchamianych w związku z katastrofami czy wypadkami, albo tylko z działalnością typowo PRową.
Gotowość kryzysowa – mamy to we krwi
Choć kryzys ma różne barwy i wcielenia to powyższa definicja pozwala nam łatwiej mówić o gotowości kryzysowej. Nie jest ona na pewno raz przygotowanym dokumentem stojącym dumnie na półce w gabinecie zarządu czy departamentu komunikacji, spełniającym jedynie wymogi formalne.
Gotowość kryzysowa to część kultury organizacyjnej, stała świadomość potencjalnych zagrożeń na wszystkich (oczywiście adekwatnie) szczeblach struktury organizacyjnej. To sytuacja, w której zarówno pracownik najniższego szczebla, jak i prezes zarządu potrafi zdiagnozować na wstępnym etapie potencjalne zagrożenie dla organizacji i w odpowiedni sposób pokierować dalej informację o nim.
Scenariusze na gorsze czasy
Przygotowane w ramach analizy wewnętrznej procedury kryzysowe obejmują przede wszystkim szczegółową analizę grup otoczenia organizacji, których dotyczyć może dana sytuacja kryzysowa – z naciskiem na ich potrzeby i oczekiwania. Taka analiza, wykonana w warunkach standardowego funkcjonowania, pozwala nie tylko przygotować się do trudnych czasów, ale też wyłapać złe codzienne praktyki i umocnić relacje z poszczególnymi partnerami, odbiorcami. Co więcej, przygotowane w trakcie pracy projektowej na różnych szczeblach firmy, scenariusze kryzysowe w momencie wybuchu kryzysu pozwalają zareagować nań w sposób metodyczny i skuteczny. Co najważniejsze jednak już sam fakt ich budowania uczy wszystkich w organizacji świadomości kryzysowej i dzięki temu przyczynia się do przeciwdziałania kryzysom.
Marcin Trydeński